Электронный документооборот

Интерфейсы системы «SOLARIS ERP» в общем случае подразделяются на справочники, журналы документов и редакторы.
Большинство модулей являются журналами документов, будь то финансовых (счета, счета-фактуры, договора, платежные поручения), товарных (приходные и расходные складские документы) или производственных (сменные задания, маршрутно-сопроводительные карты, лимитно-заборные карты). Журнал версий состава (конструкторские извещения), техпроцессов (технологические извещения), производственный план (производственная программа), план снабжения – это все тоже документы. Отличительной чертой (обязательным атрибутом) документа является то, что он имеет номер и дату. 

Для каждого документа в системе может быть назначен электронный документооборот (ЭДО). Документооборот представляет собой перечень «статусов» – состояний документа (рис 1), а так же «методов» – способов изменения состояния документа со стадии на стадию (со статуса на статус) (рис.2). Методы ЭДО могут быть и без изменения статуса документа (об это чуть ниже). Список статусов и методов конфигурируется для каждого предприятия в модуле «Конфигуратор документооборота».

Статусы электронного документооборота
Статусы ЭДО
Методы электронного документооборота
Методы ЭДО

Методы бывают простыми (изменение состояния документа) и сложными. Метод является сложным, когда помимо изменения статуса самого документа, дополнительно, в системе проводятся еще какие либо изменения (применяется SQL запрос, который может изменять данные в базе, как в самом документе, так и вне его). Например, при проведении документа резервирования остатков под заказ (в журнале документов резервирования) автоматически на складе создаются и проводятся документы перемещения остатков с одного заказа на другой (уже в журнале товарных документов конкретного склада).

Как было упомянуто выше, можно создавать методы, при которых статус документа остается неизменным, а производится дополнительный расчет внутри документа. Примерами таких методов могут служить «применение скидки» в счете, либо, например, «учет остатков» при формировании счета-фактуры на отгрузку готовой продукции (при создании счета-фактуры на основании счета, в него копируется вся номенклатура и количество, а запуск метода «Учет остатков» оставит в документе только то, и в том количестве, что в настоящий момент находится на складе).

Вызов документооборота осуществляется щелчком правой кнопки мыши на выделенном курсором документе. В открывшемся списке методов будут фигурировать только те, которые применяются к текущему статусу (стадии) документа и при этом для пользователя обратившегося к документообороту назначены.

Вызов электронного документооборота
Вызов документооборота

Права доступа на статусы и методы назначаются для каждой роли пользователей системы. Роль – это конфигурируемый набор прав доступа к функционалу системы (интерфейсам, отчетам, аналитическим формам). Один пользователь может пользоваться несколькими ролями (а, следовательно, несколькими наборами прав доступа). Среди настроек прав доступа роли в документообороте можно выделить:

1.Права на создание документа (разрешено/запрещено)
2.Права на видимость статусов документа:

  • документ виден и может редактироваться
  • документ виден, но не редактируется
  • документ не виден

3.Права на «методы» документооборота (доступен/недоступен)

Права доступа к электронному документообороту
Права доступа к электронному документообороту

В системе «SOLARIS ERP» встроено автоматическое «логирование» (фиксация времени изменения состояния документа пользователями). Всегда по любому документу можно понять, кто и когда осуществлял работу с ним. Фиксация времени изменения статуса документа (например, при согласовании договоров) позволит выявить, например, сколько времени тратит каждый отдел на согласование своей компетенции, и определив «узкое место», принять соответствующие административные меры.

Журнал логов
Журнал логов
Рубрики: Статьи