Электронный архив документов

Контур «Электронный архив документов»  предназначен для надежного централизованного хранения всех документов предприятия, регламентированного доступа к ним со стороны пользователей системы и полного контроля за изменением документов   

Не редко в организациях электронные документы хранятся непосредственно на компьютерах сотрудников. Такой подход имеет значительные недостатки. Централизованный поиск нужного документа становится практически невозможен, так как необходимо обращаться к сотруднику, у которого на компьютере он хранится. Если сотрудника нет, или нет сетевого доступа к его компьютеру, то и доступ к документу становится крайне затруднительным. Так же, из-за невнимательности сотрудников или из-за неисправности их компьютеров, документы могут быть безвозвратно потеряны. Неосторожность при работе с интернетом может привести к утечке конфиденциальной информации или получению вредоносного ПО (вируса) способного нанести непоправимый урон файлам. Еще одной весомой причиной, становится отсутствие контроля за тем, кто и когда правил необходимый документ.     

Наличие на предприятии системы Электронного архива призвано наладить централизованное хранение документов, организовать регламентируемый доступ к ним со стороны пользователей,  и обеспечить надежность хранения. Контур  может существовать самостоятельно (как отдельный продукт), но гораздо больше эффективен в совокупности с другим функционалом системы. 

Электронный архив имеет иерархическую древовидную структуру (схожую с классификатором ТМЦ). Документы разбиты на папки для удобства поиска. Для пользователей настраивается доступ к тем или иным папкам. Хранимые файлы могут быть различного типа, иметь разные расширение (приказы, «сканы» чертежей, 3D-модели и т.д.).  При загрузку файла в базу система формирует его миниатюру (будь то, 3D-модель, pdf-файл или файл другого расширения) для того, чтобы пользователь быстро понимал, что за файл перед ним находится ,еще не открыв сам документ. Миниатюра расположена в нижнем правом углу формы.   

Электронный архив документов
Электронный файловый архив

Каждый файл, загруженный в базу данных электронного архива, может быть привязан к любому количеству объектов системы. К объектам системы относятся любые ее модули (ТМЦ, версия состава, версия техпроцессов, производственный заказ, план, контрагент и т.д.). Благодаря такой привязке для объекта легко можно получить список архивной документации («Архив документов объекта»). Например, по заказу можно «поднять» список всех чертежей использованных на момент его исполнения, а так же договор, счет-фактуры (в случае, когда их несколько) и  накладные на отгрузку.   

Связанные с файлами объекты системы
Связанные объекты
Архив документов объекта
Архив документов объекта

Для архивных файлов назначается документооборот (набор статусов и методов) Системой отслеживаются все действия с документом (Кто и когда создал документ, кто и когда брал его в работу и т.д.). 

Когда тот или иной пользователь берет файл в разработку, то документ выгружается ему на локальный компьютер. В свою очередь в базе электронного архива у документа меняется статус на «в разработке» и указывается пользователь взявший его. Никто другой документ забрать себе уже не сможет. Сможет только осуществлять просмотр, в той версии которая была последней загружена в базу. Когда же пользователь отредактирует документ у себя, он загружает его в базу обратно и файл становится доступен для других. 

 Помимо привязки файла к объектам системы, к самому файлу можно привязывать связанные с ним другие файлы. Необходимо это для того, чтобы пользователь в свое распоряжение получил не один документ, а несколько. Например, конструктору необходимо отредактировать 3D-модель некой сборочной единицы. Модель сборки в свою очередь ссылается на 3D-модели деталей в нее входящих. В таком случае выгрузить пользователю необходимо не только 3D модель самой сборки, но и 3D-модели деталей.