product_item_7 Контур «Взаимоотношения с контрагентами» обеспечивает ведение и учет всевозможных форм контактов между «нашими» организациями и различными клиентами, как личностных (звонки, переговоры, электронные письма, и т.д.), так и финансовых (договора, счета, счета-фактуры, платежные поручения). Позволяет мгновенно получить информацию о дебиторской или кредиторской задолженности предприятия по отношению к тому или иному клиенту, доступ к любому документу, историю общения.
Модули контура :

  • Модуль “Справочник контрагентов”
  • Модуль “Справочник банков”
  • Модуль “Контактные лица”
  • Модуль “Расчетные счета”
  • Модуль “Журнал контактов”
  • Модуль “Е-mail рассылки”
  • Модуль “Журнал договоров”
  • Модуль “Журнал счетов, счетов-фактур”
  • Модуль “Журнал платежных документов”
  • Модуль “Журнал кассовых документов”

В рамках системы позволяется вести одновременно любое количество “наших” организаций. Информация обо всех внешних контрагентах и “наших” организациях хранится в едином справочнике. Данный справочник наряду с классификатором ТМЦ (товарно-материальных ценностей) используется в большинстве модулей системы и имеет иерархическую структуру групп для удобства классификации и поиска.

Справочник контрагентов

Справочник контрагентов

Карточка контрагента

Карточка контрагента

В качестве информации о контрагенте используются:

  • Наименование организации, как полное (для использования в печатных формах), так и краткое (для быстроты поиска внутри системы)
  • Реквизиты предприятия – ИНН, КПП, ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО
  • Почтовый, фактический и юридический адреса
  • Гиперссылка на сайт
  • Расчетные счета
  • Список контактных лиц, с указанием контактных данных (электронная почта, телефон, факс)
  • Направления учета (для группировки контрагентов по различным факторам) и т.д.
Расчетные счета

Расчетные счета

Контактные лица

Контактные лица

Журнал контактов предназначен для ведения истории различного рода контактов (входящий/исходящий звонок, входящее/исходящее электронное письмо и т.д.). Для каждого контакта могут быть указаны предмет и результат переговоров, а так же проставлена его субъективная оценка. Позволяет запланировать будущие контакты (система своевременно напомнит о необходимости его совершить). По аналогии со справочником контрагентов существует возможность группировать контакты по различным направлениям учета.

Журнал контактов

Журнал контактов

Редактор контакта

Редактор контакта

Модуль «Е-mail рассылки» обеспечивает возможность оповещения контрагентов путем массовой рассылки электронных писем. Причем, если заложить в письмо возможные варианты ответа на него, в случае ответа, автоматически будет обновлен статус по рассылке контрагента в общей базе.

Рассылка писем

Рассылка писем

Помимо контактов с клиентами, в данном контуре ведется ряд финансовых журналов (счета, счета-фактуры, договора, платежные поручения, кассовые документы). Во всех журналах документы разделены на две закладки: “Приход ДС” (приход денежных средств: договора, счета, счета фактуры на отгрузку номенклатуры (готовой продукции) внешнему контрагенту, платежные поручения и кассовые документы на получение денежных средств от внешнего контрагента) и “Расход ДС” (расход денежных средств: договора, счета, счета фактуры на поставку номенклатуры (материалов и ПКИ) внешним контрагентом, платежные поручения и кассовые документы на расходование денежных средств в пользу внешнего контрагента).

Сформированный, но еще не утвержденный счет, по сути, является коммерческим предложением. При добавлении в счет номенклатурной позиции ее цена может быть заполнена автоматически (при условии наличии в справочнике цен цены соответствующего типа – «прайс»). Менеджером могут быть применены различные скидки (персональная по документу, накопительная по контрагенту, только для конкретных позиций документа и т.д.), а так же проведена оценка рентабельности счета по плановой себестоимости (при условии ее наличия в том же справочнике цен цены с типом «плановая себестоимость»).

Аналитика «Перечень ТМЦ в счетах без нормативной себестоимости за указанный период» используется планово-экономическим отделом и позволяет своевременно осуществлять соответствующие расчеты и, соответственно, заполнять справочник цен.

Зачастую, по требованию заказчика необходимо продать ТМЦ под конкретным наименованием (согласно документации Заказчика). Для этого используется поле «Наименование для печати» (Здесь можно редактировать наименование ТМЦ, – то, как оно будет выглядеть в печатных формах, без реального редактирования ТМЦ в самой базе данных; учет при этом продолжится вестись, как и должен, по выбранной из классификатора ТМЦ). Аналогично, данное поле может использоваться в документах закладки “Расход ДС” для хранения наименований поставщика для номенклатуры “нашей” базы данных.

Позиции счета могут быть проверены на наличие «свободных остатков» (Анализ позиций счета на остатки). «Свободные остатки» – это совокупность остатков на складах, в производстве (в цехах) и в плане производства «не под заказчика» (остатки производственных заказов с типом «на склад»).  В документе хранятся руководитель и бухгалтер, чьи подписи будут указаны при формировании печатной формы.

В системе существует возможность создания одних документов на основании других (и, заодно, установить ссылочную связь между документами, для последующего анализа), с копированием основных реквизитов и номенклатуры. Например, на основании счетов могут быть созданы счета-фактуры, договора, платежные поручения, производственные заказы; на основании счетов-фактур на отгрузку – расходные складские товарные документы; на основании счетов-фактур на поставку – приходные складские товарные документы и т.д.

Журнал счетов

Журнал счетов

Редактор счета на оплату

Редактор счета на оплату

Утвержденный счет идет в работу (с точки зрения планирования производства). На основании него менеджер может сформировать  производственный заказ (с типом «под заказ») и осуществить резервирование под него остатков (в ручном или автоматическом режиме). Стоит отметить, что связка «Счет – Производственный заказ» реализована по схеме «Многие ко многим» (на основании одного счета, может быть создано несколько заказов и наоборот, один заказ на основании нескольких счетов).

Факт оплаты счетов отслеживается с помощью регистрации в системе платежных поручений (создаваемых на основании счета).

Платежное поручение

Платежное поручение

Когда изделия изготовлены и готовы к отправке, маркетинг готовит документы реализации (счета-фактуры). Сформировать их автоматически можно на основании ранее выставленного счета. Дополнительно, внутри документа можно запустить проверку на остатки. В результате в счете-фактуре останется только та номенклатура и в том количестве, которая по данному заказу на момент проверки имеется в остатках по данному заказу на складе и готова к отгрузке. При формировании последующих счетов-фактур, созданных на основании этого счета (в случае частичной отгрузки) ранее созданные счета-фактуры будут учтены (номенклатура и количество будут скорректированы).

Счет-фактура

Счет-фактура

На основании счета-фактуры на складе формируется не проведенный товарный документ на отгрузку, проверяется кладовщиком и проводится.

Товарная накладная

Товарная накладная

На основании деятельности маркетинга можно получить множество аналитических форм:

  • Взаиморасчеты с контрагентами
  • Документы по контрагенту
  • Анализ продаж (рентабельность продукции)
  • Рентабельность счетов-фактур по менеджеру
  • Справка о просроченных заказах
  • Свод по не отгруженным заказам
  • Степень готовности заказов
  • Наличие в остатках на момент оплаты
Взаиморасчеты с контрагентами

Взаиморасчеты с контрагентами

Документы по контрагенту

Документы по контрагенту

Движение по кассам организации обеспечивается в журнале кассовых документов. И кассовые документы и платежные поручения, могут быть привязаны к различным статьям бюджета.

К оглавлению