Взаимоотношения с контрагентами

Контур «Взаимоотношения с контрагентами» обеспечивает ведение и учет всевозможных форм контактов между «нашими» организациями и различными контрагентами, как личностных (звонки, переговоры, электронные письма, и т.д.), так и финансовых (договора, счета, счета-фактуры, платежные поручения). Позволяет мгновенно получить информацию о дебиторской или кредиторской задолженности предприятия по отношению к тому или иному клиенту, доступ к любому документу, историю общения.

В рамках системы позволяется вести одновременно любое количество “наших” организаций. Все внешние контрагенты и “наши” организации хранятся в едином справочнике. Данный справочник наряду с классификатором ТМЦ (товарно-материальных ценностей) используется в большинстве модулей системы и имеет иерархическую структуру групп для удобства классификации и поиска.

В карточке контрагента указывается следующая информация:

Наименование организации, как полное (для использования в печатных формах), так и краткое (для быстроты поиска внутри системы)
Реквизиты предприятия – ИНН, КПП, ОКПО, ОКВЭД, ОКАТО
Почтовый, фактический и юридический адреса
Гиперссылка на сайт
Расчетные счета
Список контактных лиц, с указанием контактных данных (электронная почта, телефон, факс)
Направления учета (для группировки контрагентов по различным факторам)
и т.д.

Журнал контактов предназначен для ведения истории различного рода контактов (входящий/исходящий звонок, входящее/исходящее электронное письмо и т.д.). Для каждого контакта могут быть указаны предмет и результат переговоров, а так же проставлена его субъективная оценка. Позволяет запланировать будущие контакты (система своевременно напомнит о необходимости его совершить). По аналогии со справочником контрагентов существует возможность группировать контакты по различным направлениям учета.

Помимо контактов с клиентами, в данном контуре ведется ряд финансовых журналов (счета, счета-фактуры, договора, платежные поручения, кассовые документы). Во всех журналах документы разделены на две закладки: “Приход ДС” (приход денежных средств: договора, счета, счета фактуры на отгрузку номенклатуры (готовой продукции) внешнему контрагенту, платежные поручения и кассовые документы на получение денежных средств от внешнего контрагента) и “Расход ДС” (расход денежных средств: договора, счета, счета фактуры на поставку номенклатуры (материалов и ПКИ) внешним контрагентом, платежные поручения и кассовые документы на расходование денежных средств в пользу внешнего контрагента).

Сформированный, но еще не утвержденный счет, по сути, является коммерческим предложением. При добавлении в счет на отгрузку номенклатурной позиции ее цена может быть заполнена автоматически (при условии наличии в справочнике цен цены соответствующего типа – «прайс»). Менеджером могут быть применены различные скидки (персональная по документу, накопительная по контрагенту, только для конкретных позиций документа и т.д.), а так же проведена оценка рентабельности счета по плановой себестоимости (при условии ее наличия в том же справочнике цен цены с типом «плановая себестоимость»).

Аналитика «Перечень ТМЦ в счетах без нормативной себестоимости за указанный период» используется планово-экономическим отделом и позволяет своевременно осуществлять соответствующие расчеты и, соответственно, заполнять справочник цен.

Зачастую, по требованию заказчика необходимо продать ТМЦ под конкретным наименованием (согласно документации Заказчика). Для этого в редакторе документа используется поле «Наименование для печати» (Здесь можно редактировать наименование ТМЦ, – то, как оно будет выглядеть в печатных формах, без реального редактирования ТМЦ в самой базе данных; учет при этом продолжится вестись, как и должен, по выбранной из классификатора ТМЦ). Аналогично, данное поле может использоваться в документах закладки “Расход ДС” для хранения наименований поставщика для номенклатуры “нашей” базы данных.

Позиции счета могут быть проверены на наличие «свободных остатков» (Анализ позиций счета на остатки). «Свободные остатки» – это совокупность остатков на складах, в производстве (в цехах) и в плане производства «не под заказчика» (остатки производственных заказов с типом «на склад»).

В документе хранятся руководитель и бухгалтер, чьи подписи будут указаны при формировании печатной формы.

В системе существует возможность создания одних документов на основании других (и, заодно, установить ссылочную связь между документами, для последующего анализа), с копированием основных реквизитов и номенклатуры. Например, на основании счетов могут быть созданы счета-фактуры, договора, платежные поручения, производственные заказы; на основании счетов-фактур на отгрузку – расходные складские товарные документы; на основании счетов-фактур на поставку – приходные складские товарные документы и т.д.

Утвержденный счет идет в работу (с точки зрения планирования производства). На основании него менеджер может сформировать производственный заказ (с типом «под заказ») и осуществить резервирование под него остатков (в ручном или автоматическом режиме). Стоит отметить, что связка «Счет – Производственный заказ» реализована по схеме «Многие ко многим» (на основании одного счета, может быть создано несколько заказов и наоборот, один заказ на основании нескольких счетов).

Факт оплаты счетов отслеживается с помощью регистрации в системе платежных поручений (создаваемых на основании счета).

Когда изделия изготовлены и готовы к отправке, маркетинг готовит документы реализации (счета-фактуры). Сформировать их автоматически можно на основании ранее выставленного счета. Дополнительно, внутри документа можно запустить проверку на остатки. В результате в счете-фактуре останется только та номенклатура и в том количестве, которая по данному заказу на момент проверки имеется в остатках по данному заказу на складе и готова к отгрузке. При формировании последующих счетов-фактур, созданных на основании этого счета (в случае частичной отгрузки) ранее созданные счета-фактуры будут учтены (номенклатура и количество будут скорректированы).

На основании счета-фактуры на складе формируется не проведенный товарный документ на отгрузку на складе, проверяется кладовщиком и проводится.

На основании деятельности маркетинга можно получить множество аналитических форм, позволяющих держать под контролем взаимоотношения с контрагентами:

Взаиморасчеты с контрагентами
Документы по контрагенту
Анализ продаж (рентабельность продукции)
Рентабельность счетов-фактур по менеджеру
Справка о просроченных заказах
Свод по не отгруженным заказам
Степень готовности заказов
Наличие в остатках на момент оплаты
и т.д.